Die Aktenverwaltung von Advosoft macht aus Papierbergen strukturierte digitale Akten: Von der KI-gestützten Aktenanlage aus hochgeladenen Dokumenten und Ausweisen über die E-Akte mit Volltextsuche bis zum Aktenkonto — alles zu einem Mandat an einem Ort, für jeden im Team sofort auffindbar.
Jede Akte der Kanzlei in einer durchsuchbaren Tabelle: Suchen Sie nach Aktenzeichen, Namen, Telefonnummer oder E-Mail und filtern Sie nach Status, Rechtsgebiet, Mitarbeiter, Team oder Partner. Abgeschlossene Fälle archivieren Sie mit einem Klick — und holen sie genauso schnell wieder zurück, denn archiviert heißt nicht gelöscht.
Mandant, Rechtsgebiet, Zuständigkeiten, Beteiligte und Abrechnungsart erfassen Sie in einem einzigen Formular — das fortlaufende Aktenzeichen vergibt Advosoft automatisch. Beim Anlegen können sofort automatische Routinen starten, etwa die Begrüßungs-E-Mail an den neuen Mandanten oder die erste Wiedervorlage. So beginnt jedes Mandat vollständig und einheitlich.
Ausweis, Führerschein oder Reisepass des Mandanten einfach abfotografieren und hochladen — die KI liest Name, Anschrift und Geburtsdatum direkt vom Bild und legt die Stammdaten an. Das zuverlässige Auslesen von Ausweisdokumenten, mit dem andere Anbieter werben, gehört bei Advosoft zum Standard — auch bei schrägen Handyfotos oder Scans. Und es kann mehr: Bringt der Neumandant Unfallbericht und Gutachten mit, füllt die KI das komplette Aktenformular — Mandant mit Kontaktdaten, Beteiligte samt Versicherung und Schadennummer, bei Verkehrsrecht sogar Unfallhergang und Schadenspositionen aus dem Gutachten. Sie prüfen im direkten Abgleich, klicken „Akte anlegen“ — und haben in Minuten eine vollständige Akte inklusive abgelegter Dokumente. Erfunden wird dabei nichts: Was die KI nicht findet, bleibt leer.
Die Startseite jeder Akte zeigt alles Wichtige auf einen Blick: Grundinformationen mit Verjährungs-Countdown, die letzten Sachstände, Beteiligte, angepinnte Warnhinweise und die Finanzübersicht mit offenen Kosten. Der Mandant ruft an? Ein Blick aufs Aktenvorblatt genügt, und Sie sind im Bilde.
Jeder wichtige Schritt wird als Eintrag in einer Zeitleiste festgehalten — und Sie entscheiden pro Eintrag, ob der Mandant ihn in seinem Portal sieht. Das spart Sachstands-Anrufe und schafft Vertrauen. Zu jedem Sachstand können Sie zusätzlich eine persönliche Nachricht für den Mandanten hinterlegen — als kurze Sprachnachricht (auf jedem Gerät abspielbar) oder als Textnachricht. Nebenbei steuert der letzte Sachstand die Ampelfarbe der Akte und kann automatische Routinen auslösen, etwa eine E-Mail an den Mandanten.
Hinterlegen Sie zu einem Sachstand eine Checkliste, und Ihre Mitarbeiter bekommen genau dann den passenden Arbeitsleitfaden angezeigt, wenn die Akte diese Lage erreicht — auf allen Seiten der Akte gut sichtbar. Die Punkte lassen sich beliebig tief verschachteln (Hauptpunkt mit Unterpunkten), werden abgehakt und halten fest, wer was wann erledigt hat. Auf Wunsch müssen die Punkte in fester Reihenfolge abgearbeitet werden, oder es darf erst dann ein neuer Sachstand gesetzt werden, wenn alle Punkte erledigt sind — mit Ausnahmen für Zwischenschritte wie ein kurzes Telefonat mit dem Mandanten, die trotzdem erlaubt bleiben. So arbeitet das ganze Team Fälle nach demselben Standard ab.
Dateien und ganze Ordner per Drag & Drop hochladen, in Ordnern strukturieren, per Volltextsuche in den Inhalten suchen: Die E-Akte ersetzt den Aktenschrank komplett. Beim Hochladen schlägt die KI den Dokumenttyp automatisch vor, und auf Knopfdruck liefert sie eine Zusammenfassung mit Beträgen, Daten und Fristen. Filtern Sie nach mehreren Dokumenttypen gleichzeitig und nach dem Absender (Mandant, Partner, Kanzlei oder ein konkreter Beteiligter), den Sie optional pro Dokument hinterlegen. Massen-Aktionen wie „PDFs zusammenführen“ oder „Per E-Mail senden“ erledigen in Sekunden, was früher Nachmittage kostete — und dank Fenster-System betrachten Sie mehrere Dokumente nebeneinander.
Ein nachgereichtes Gutachten muss nicht abgetippt werden: Die KI liest das Dokument und zeigt gefundene Daten als Alt/Neu-Vergleich zum Ankreuzen — neue Beteiligte gleich mit. Übernommen wird nur, was Sie ausdrücklich bestätigen. So bleibt die Akte aktuell, ohne dass jemand Werte überträgt.
Statt nur die feste KI-Kurzzusammenfassung zu lesen, stellen Sie einem geöffneten Dokument jetzt gezielte Fragen: „Welche Frist wird genannt?“, „Was fordert die Gegenseite?“ oder „Nenne alle Beträge und Aktenzeichen“ — und erhalten in Sekunden die passende Antwort statt einer starren Zusammenfassung. Die KI antwortet ausschließlich auf Basis des jeweiligen Dokuments und sagt klar, wenn etwas nicht darin steht, statt zu raten; der Chat führt den Verlauf fort, sodass Sie nachhaken können. Wie bei allen KI-Funktionen werden personenbezogene Daten vorher automatisch anonymisiert (DSGVO/§ 43a BRAO).
Schreiben aus Vorlagen, Telefonnotizen, Diktate mit automatischer Verschriftlichung, Rechnungen, E-Mails und KI-Schriftsätze — alles entsteht direkt aus der E-Akte heraus und landet automatisch am richtigen Ort. Platzhalter füllen Mandantenname und Aktenzeichen von selbst aus. Kein Programmwechsel, kein manuelles Ablegen.
Schluss mit Herunterladen, in Word öffnen, wieder hochladen: Word-Dokumente (.docx) bearbeiten Sie direkt in Advosoft, mit vollständiger Textverarbeitung samt Formatierung, Tabellen, Kommentaren und Änderungsverfolgung. Der große Unterschied: Dafür brauchen Sie kein Microsoft-Office-365-Abo und keine lokale Word-Installation — der Editor ist vollständig integriert und läuft auf eigener Infrastruktur. So arbeitet Ihre Kanzlei komplett unabhängig von Microsoft, spart die laufenden Lizenzkosten und die Dokumente verlassen die eigene Umgebung nie (DSGVO-konform, keine US-Cloud). Mehrere Kolleginnen können gleichzeitig in Echtzeit am selben Schriftsatz schreiben und sehen die Cursor der anderen; jede Speicherung wird als Version gesichert und lässt sich wiederherstellen.
Alle Aufgaben und Fristen eines Falls auf einer Seite — mit Priorität, Zuständigkeit, Fälligkeit und Kommentaren direkt an der Aufgabe. Gerichtstermine erfassen Sie mit Aktenbezug; externe Teilnehmer wie der Mandant erhalten automatisch eine Einladung mit Kalenderdatei. Überfällige Aufgaben werden deutlich markiert, delegierte Aufgaben gehen erst mit ausdrücklicher Annahme des Kollegen über.
Für alles, was der Mandant nicht sehen soll: Gedanken, Absprachen, Warnhinweise. Wichtige Notizen pinnen Sie an — sie erscheinen dann prominent auf dem Aktenvorblatt, etwa „Mandant nur nachmittags erreichbar“. Jeder, der die Akte öffnet, ist sofort gewarnt.
Honorare, RVG-Gebühren, Auslagen, Zahlungen und Fremdgelder: Das Aktenkonto trennt sauber zwischen RA-Kosten und Fremdgeld und hält jede Buchung nachvollziehbar fest — storniert wird mit Begründung, gelöscht wird nie. Der eingebaute RVG-Rechner übernimmt berechnete Gebühren direkt in die Buchung, und der Mandantenauszug als PDF ist mit einem Klick erstellt.
Wer hat wann welches Dokument hochgeladen, welchen Sachstand angelegt, welche Buchung geändert? Das Protokoll entsteht automatisch bei jeder Änderung und lässt sich nach Benutzer, Aktion und Stichwort filtern. Bei Rückfragen von Mandanten haben Sie den Nachweis in Sekunden.
Sie wissen noch, was in einem Schreiben stand, aber nicht mehr, in welcher Akte es liegt? Die globale Dokumentensuche durchsucht die Inhalte aller Dokumente der Kanzlei — mit hervorgehobenen Fundstellen und direktem Sprung in die Akte. Drei Sekunden statt einer Stunde Suchen.
Für Verkehrsunfall-Mandate bietet Advosoft strukturierte Unfall- und Schadensdaten direkt auf dem Aktenvorblatt — und erzeugt daraus per Klick das Anspruchsschreiben an die gegnerische Versicherung. Zahlt die Versicherung nicht, entsteht aus denselben Daten der Klageentwurf. Einmal erfassen, zweimal verwenden. Ist der gegnerische Versicherer noch unbekannt, starten Sie die Anfrage beim Zentralruf der Autoversicherer direkt aus der Akte: Kennzeichen und Schadentag werden vorbelegt (auf Wunsch per Browser-Erweiterung vollautomatisch ins Zentralruf-Formular), und die per E-Mail zurückkommende Auskunft erkennt die KI und übernimmt die Versicherung auf Bestätigung in die Akte.
Im Grundpreis enthalten, wie alles andere auch. Registrieren Sie sich und arbeiten Sie in wenigen Minuten damit.
