Die Aktenverwaltung von Advosoft macht aus Papierbergen strukturierte digitale Akten: Von der KI-gestützten Aktenanlage aus hochgeladenen Dokumenten und Ausweisen über die E-Akte mit Volltextsuche bis zum Aktenkonto — alles zu einem Mandat an einem Ort, für jeden im Team sofort auffindbar.
Jede Akte der Kanzlei in einer durchsuchbaren Tabelle: Suchen Sie nach Aktenzeichen, Namen, Telefonnummer oder E-Mail und filtern Sie nach Status, Rechtsgebiet, Mitarbeiter, Team oder Partner. Abgeschlossene Fälle archivieren Sie mit einem Klick — und holen sie genauso schnell wieder zurück, denn archiviert heißt nicht gelöscht.
Mandant, Rechtsgebiet, Zuständigkeiten, Beteiligte und Abrechnungsart erfassen Sie in einem einzigen Formular — das fortlaufende Aktenzeichen vergibt Advosoft automatisch. Das Format bestimmen Sie dabei selbst: Präfix, Anzahl der Stellen, Jahr (2- oder 4-stellig), Reihenfolge und Trennzeichen — von 123/26 über AD123-26 bis 26123. Beim Anlegen können sofort automatische Routinen starten, etwa die Begrüßungs-E-Mail an den neuen Mandanten oder die erste Wiedervorlage. So beginnt jedes Mandat vollständig und einheitlich.
Ausweis, Führerschein oder Reisepass des Mandanten einfach abfotografieren und hochladen — die KI liest Name, Anschrift und Geburtsdatum direkt vom Bild und legt die Stammdaten an. Das zuverlässige Auslesen von Ausweisdokumenten, mit dem andere Anbieter werben, gehört bei Advosoft zum Standard — auch bei schrägen Handyfotos oder Scans. Und es kann mehr: Bringt der Neumandant Unfallbericht und Gutachten mit, füllt die KI das komplette Aktenformular — Mandant mit Kontaktdaten, Beteiligte samt Versicherung und Schadennummer, bei Verkehrsrecht sogar Unfallhergang und Schadenspositionen aus dem Gutachten. Sie prüfen im direkten Abgleich, klicken „Akte anlegen“ — und haben in Minuten eine vollständige Akte inklusive abgelegter Dokumente. Erfunden wird dabei nichts: Was die KI nicht findet, bleibt leer.
Mehrere Ansprüche, mehrere Gegner, mehrere Instanzen: Statt alles in eine Akte zu pressen oder künstlich getrennte Akten zu führen, legen Sie Unterakten unter einer Hauptakte an. Jede Unterakte ist eine vollwertige Akte mit eigener E-Akte, eigenem Sachstand, eigenen Fristen und eigenem Aktenkonto — die Zusammengehörigkeit bleibt trotzdem sichtbar, im Aktenzeichen wie in der Aktenübersicht am Rand, wo Unterakten eingerückt unter ihrer Hauptakte stehen und sich dort auf- und zuklappen lassen. Mandant, Rechtsgebiet, Zuständigkeiten und Beteiligte übernimmt Advosoft beim Anlegen aus der Hauptakte, anpassbar vor dem Speichern. Und wenn Sie das ganze Mandat sehen wollen, blenden Sie in der Hauptakte per Schalter die Dokumente, Sachstände, Termine und Fristen aller Unterakten mit ein; das Aktenkonto weist die Salden jeder Unterakte und die Summe über den Verbund aus.
Die Startseite jeder Akte zeigt alles Wichtige auf einen Blick: Grundinformationen mit Verjährungs-Countdown, die letzten Sachstände, Beteiligte, angepinnte Warnhinweise und die Finanzübersicht mit offenen Kosten. Der Mandant ruft an? Ein Blick aufs Aktenvorblatt genügt, und Sie sind im Bilde.
Gegner, Versicherungen, Gerichte, Zeugen: Sie bestimmen mit den Pfeiltasten selbst, in welcher Reihenfolge die Beteiligten einer Akte erscheinen — bei mehreren Gegnern ist damit klar, wer der erste ist. Und weil manche Beteiligte nicht für sich stehen, ordnen Sie sie einander zu: Erziehungsberechtigte und Betreuer unter dem Mandanten, der Haftpflichtversicherer unter seinem Gegner. Solche Unterbeteiligten stehen in der Akte eingerückt bei dem, zu dem sie gehören, statt gleichrangig daneben.
Jeder wichtige Schritt wird als Eintrag in einer Zeitleiste festgehalten — und Sie entscheiden pro Eintrag, ob der Mandant ihn in seinem Portal sieht. Das spart Sachstands-Anrufe und schafft Vertrauen. Zu jedem Sachstand können Sie zusätzlich eine persönliche Nachricht für den Mandanten hinterlegen — als kurze Sprachnachricht (auf jedem Gerät abspielbar) oder als Textnachricht. Einträge lassen sich nachträglich bearbeiten (Sachstand, Datum und Uhrzeit, Sichtbarkeit, Mandanten-Nachricht), und automatisch erzeugte Einträge sind klar gekennzeichnet: ⚙️ für Routinen, ✨ für KI-Automatik. Nebenbei steuert der letzte Sachstand die Ampelfarbe der Akte und kann automatische Routinen auslösen, etwa eine E-Mail an den Mandanten — und beim Löschen eines Sachstands zeigt Advosoft geplante Routinen an und fragt, ob sie mitgelöscht werden sollen.
Hinterlegen Sie zu einem Sachstand eine Checkliste, und Ihre Mitarbeiter bekommen genau dann den passenden Arbeitsleitfaden angezeigt, wenn die Akte diese Lage erreicht — auf allen Seiten der Akte gut sichtbar. Die Punkte lassen sich beliebig tief verschachteln (Hauptpunkt mit Unterpunkten), werden abgehakt und halten fest, wer was wann erledigt hat. Auf Wunsch müssen die Punkte in fester Reihenfolge abgearbeitet werden, oder es darf erst dann ein neuer Sachstand gesetzt werden, wenn alle Punkte erledigt sind — mit Ausnahmen für Zwischenschritte wie ein kurzes Telefonat mit dem Mandanten, die trotzdem erlaubt bleiben. So arbeitet das ganze Team Fälle nach demselben Standard ab.
Dateien und ganze Ordner per Drag & Drop hochladen, in Ordnern strukturieren, per Volltextsuche in den Inhalten suchen: Die E-Akte ersetzt den Aktenschrank komplett. Beim Hochladen schlägt die KI den Dokumenttyp automatisch vor, und auf Knopfdruck liefert sie eine Zusammenfassung mit Beträgen, Daten und Fristen. Filtern Sie nach mehreren Dokumenttypen gleichzeitig und nach dem Absender (Mandant, Partner, Kanzlei oder ein konkreter Beteiligter), den Sie optional pro Dokument hinterlegen. Massen-Aktionen wie „PDFs zusammenführen“ oder „Per E-Mail senden“ erledigen in Sekunden, was früher Nachmittage kostete — und dank Fenster-System betrachten Sie mehrere Dokumente nebeneinander. Und wenn doch einmal etwas in der falschen Akte gelandet ist: „In andere Akte verschieben“ zieht das Dokument samt Versionen und Volltext in die richtige Akte um — mit zurückgesetzten Freigaben und Protokoll in beiden Akten.
Aus Outlook in die Akte gelegte Nachrichten (.msg) sind in Advosoft normale, lesbare Dokumente: Betreff, Absender, Empfänger, Datum und der vollständige Text stehen wie in einem Mailprogramm auf dem Bildschirm — kein Herunterladen, kein Umweg über Outlook. Die Anhänge der Nachricht liegen darunter und lassen sich einzeln ansehen oder speichern. Auch die Volltextsuche und die KI lesen solche Nachrichten mit, sodass Korrespondenz aus Altbeständen genauso auffindbar ist wie ein PDF.
Schriftstücke im RTF-Format — typisch für Altbestände aus anderen Kanzleiprogrammen — öffnen sich in der E-Akte wie ein PDF: mit Briefkopf, Tabellen und Seitenumbrüchen, so wie sie gedruckt aussehen, samt Zoom und Drucken. Herunterladen liefert weiterhin das Original. Auch Volltextsuche und KI lesen den Inhalt zuverlässig mit.
Bevor ein Urteil, ein Gutachten oder eine Unterlage die Kanzlei verlässt, entfernen Sie personenbezogene Angaben endgültig. Sie haken an, was gesucht werden soll — die Beteiligten der Akte, Namen, Firmen, Anschriften, Bankverbindungen, Telefonnummern, Aktenzeichen, Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Kfz-Kennzeichen oder Datumsangaben — und ergänzen eigene Suchbegriffe. Advosoft markiert alle Fundstellen, auch auf eingescannten Seiten; Sie prüfen, nehmen einzelne Stellen per Klick heraus und schwärzen mit schwarzen Balken oder mit Platzhaltern wie „[Person 1]“, damit der Text lesbar bleibt. Die Erkennung läuft vollständig auf unseren Servern in Deutschland — kein Inhalt geht an einen KI-Anbieter, und der geschwärzte Text lässt sich auch per Kopieren nicht mehr zurückholen.
Eine E-Mail mit fünf Anhängen ergab früher sechs gleichrangige Dokumente in der Akte — welcher Anhang zu welcher Nachricht gehörte, war nicht mehr zu sehen. Advosoft führt die Anhänge jetzt als Anlagen unter ihrem Hauptdokument: Ordnen Sie eine Nachricht aus dem Postkorb zu, wird sie selbst zum Hauptdokument, ihre Anhänge zu Anlagen — genauso bei beA-Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen. Zusammengehörige Dateien liegen als Stapel in der Akte — auf einen Blick erkennbar, ohne dass die Übersicht zuwächst. Ein Klick fächert den Stapel auf, und jede Anlage lässt sich wie gewohnt öffnen und bearbeiten. Wurden Schriftsatz und Anlagen einzeln gescannt, verknüpfen Sie sie von Hand — und lösen die Verknüpfung genauso wieder.
Die entscheidenden Unterlagen einer Akte müssen Sie nicht mehr suchen: Einzelne Dokumente heben Sie in der E-Akte per Klick hervor. Ein angepinntes Dokument wird deutlich gekennzeichnet — mit Pin-Symbol und farblicher Hervorhebung — und steht immer ganz oben in der Dokumentenliste, egal wie viele Dateien später dazukommen. So haben Vollmacht, Klageschrift oder das zentrale Gutachten alle sofort im Blick. Das An- und Ablösen des Pins geht mit einem Klick, in Listen- wie in Kachelansicht.
Ein nachgereichtes Gutachten muss nicht abgetippt werden: Die KI liest das Dokument und zeigt gefundene Daten als Alt/Neu-Vergleich zum Ankreuzen — neue Beteiligte gleich mit. Übernommen wird nur, was Sie ausdrücklich bestätigen. So bleibt die Akte aktuell, ohne dass jemand Werte überträgt.
Statt nur die feste KI-Kurzzusammenfassung zu lesen, stellen Sie einem geöffneten Dokument jetzt gezielte Fragen: „Welche Frist wird genannt?“, „Was fordert die Gegenseite?“ oder „Nenne alle Beträge und Aktenzeichen“ — und erhalten in Sekunden die passende Antwort statt einer starren Zusammenfassung. Die KI antwortet ausschließlich auf Basis des jeweiligen Dokuments und sagt klar, wenn etwas nicht darin steht, statt zu raten; der Chat führt den Verlauf fort, sodass Sie nachhaken können. Der Chat steht auch in der Dokumentvorschau beim Erstellen von Anspruchsschreiben und Klageentwürfen bereit — etwa um das Gutachten zu befragen, während Sie das Schreiben ausfüllen. Wie bei allen KI-Funktionen werden personenbezogene Daten vorher automatisch anonymisiert (DSGVO/§ 43a BRAO).
Schreiben aus Vorlagen, Telefonnotizen, Diktate mit automatischer Verschriftlichung, Rechnungen, E-Mails und KI-Schriftsätze — alles entsteht direkt aus der E-Akte heraus und landet automatisch am richtigen Ort. Platzhalter füllen Mandantenname und Aktenzeichen von selbst aus. Kein Programmwechsel, kein manuelles Ablegen.
Schluss mit Herunterladen, in Word öffnen, wieder hochladen: Word-Dokumente (.docx) bearbeiten Sie direkt in Advosoft, mit vollständiger Textverarbeitung samt Formatierung, Tabellen, Kommentaren und Änderungsverfolgung. Der große Unterschied: Dafür brauchen Sie kein Microsoft-Office-365-Abo und keine lokale Word-Installation — der Editor ist vollständig integriert und läuft auf eigener Infrastruktur. So arbeitet Ihre Kanzlei komplett unabhängig von Microsoft, spart die laufenden Lizenzkosten und die Dokumente verlassen die eigene Umgebung nie (DSGVO-konform, keine US-Cloud). Mehrere Kolleginnen können gleichzeitig in Echtzeit am selben Schriftsatz schreiben und sehen die Cursor der anderen; jede Speicherung wird als Version gesichert und lässt sich wiederherstellen.
Im Word-Editor genügt ein „/“: Direkt am Cursor erscheinen Ihre Textbausteine und die Daten der Akte — Aktenzeichen, Mandant, Gegner und weitere Beteiligte, Streitwert, Unfalldaten, eigene Felder. „/mandant“ setzt den Namen ein, „/kündigung“ den passenden Baustein, Platzhalter darin sind bereits mit den Werten der Akte gefüllt. Kein Suchen in der Akte, kein Kopieren und Einfügen, keine Tippfehler bei Namen und Aktenzeichen.
Alle Aufgaben und Fristen eines Falls auf einer Seite — mit Priorität, Zuständigkeit, Fälligkeit und Kommentaren direkt an der Aufgabe. Gerichtstermine erfassen Sie mit Aktenbezug; externe Teilnehmer wie der Mandant erhalten automatisch eine Einladung mit Kalenderdatei. Überfällige Aufgaben werden deutlich markiert, delegierte Aufgaben gehen erst mit ausdrücklicher Annahme des Kollegen über.
Für alles, was der Mandant nicht sehen soll: Gedanken, Absprachen, Warnhinweise. Wichtige Notizen pinnen Sie an — sie erscheinen dann prominent auf dem Aktenvorblatt, etwa „Mandant nur nachmittags erreichbar“. Jeder, der die Akte öffnet, ist sofort gewarnt.
Honorare, RVG-Gebühren, Auslagen, Zahlungen und Fremdgelder: Das Aktenkonto trennt sauber zwischen RA-Kosten und Fremdgeld und hält jede Buchung nachvollziehbar fest — storniert wird mit Begründung, gelöscht wird nie. Der eingebaute RVG-Rechner übernimmt berechnete Gebühren direkt in die Buchung, und der Mandantenauszug als PDF ist mit einem Klick erstellt.
Wer hat wann welches Dokument hochgeladen, welchen Sachstand angelegt, welche Buchung geändert? Das Protokoll entsteht automatisch bei jeder Änderung und lässt sich nach Benutzer, Aktion und Stichwort filtern. Bei Rückfragen von Mandanten haben Sie den Nachweis in Sekunden.
Ein Suchfeld für alles: Die Globale Suche durchsucht Aktenvorblatt, Mandanten und Beteiligte samt Telefon und E-Mail, Sachstände, Notizen, Termine, Wiedervorlagen, Aktenkonto, zugeordnete E-Mails und beA-Nachrichten — und die Inhalte aller Dokumente in E-Akte, E-Mail-Ablage und Dateiablage. Zu jedem Treffer sehen Sie sofort, wo er steht, mit Zitat und markiertem Suchbegriff; ein Klick führt direkt an die Stelle in der Akte. Mehrere Wörter grenzen ein: „Berger Mietwagen“ findet genau die Akte, in der beides vorkommt.
Für Verkehrsunfall-Mandate bietet Advosoft strukturierte Unfall- und Schadensdaten direkt auf dem Aktenvorblatt — und erzeugt daraus per Klick das Anspruchsschreiben an die gegnerische Versicherung. Zahlt die Versicherung nicht, entsteht aus denselben Daten der Klageentwurf. Einmal erfassen, zweimal verwenden. Ist der gegnerische Versicherer noch unbekannt, starten Sie die Anfrage beim Zentralruf der Autoversicherer direkt aus der Akte: Kennzeichen und Schadentag werden vorbelegt (auf Wunsch per Browser-Erweiterung vollautomatisch ins Zentralruf-Formular), und die per E-Mail zurückkommende Auskunft erkennt die KI und übernimmt die Versicherung auf Bestätigung in die Akte.
Im Grundpreis enthalten, wie alles andere auch. Registrieren Sie sich und arbeiten Sie in wenigen Minuten damit.
