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Advosoft Kanzleisoftware

Automatisierung & KI

Advosoft nimmt Ihrer Kanzlei die Routinearbeit ab: Automatische Abläufe nach dem Wenn-Dann-Prinzip erledigen wiederkehrende Schritte von selbst, die KI entwirft Schriftsätze aus der E-Akte, und die Neumandate-Triage sorgt dafür, dass kein Neumandat unvollständig liegen bleibt.

Routinen — wiederkehrende Abläufe automatisieren

Einmal einrichten, nie wieder daran denken: Eine Routine startet bei einem von vierzehn Auslösern — neue Akte, neuer Sachstand, hochgeladenes Dokument, ausgefülltes Formular, eingehende E-Mail oder beA-Nachricht, eingegangene oder gerade eingeschätzte Neumandats-Anfrage, näher rückende Frist (etwa X Tage vor der Verjährung), überfällige oder erledigte Wiedervorlage, geändertes Aktenfeld, Zahlungseingang oder schlicht per Knopfdruck aus der Akte. Dann arbeitet sie automatisch ihre Aktionen ab: Wiedervorlage anlegen, Sachstand eintragen, E-Mail oder SMS versenden, Termin in den Kalender legen, Team-Chat-Nachricht schicken, Aktenfelder befüllen, Zuständigkeit übergeben, Upload-Link erzeugen und verschicken, Dokument aus Vorlage erzeugen, eine neue Akte anlegen, sogar externe Systeme per Webhook anbinden. Auf Wunsch mit Wartezeit (Tage, Stunden oder Werktage), nur zu Geschäftszeiten, begrenzt auf Rechtsgebiete oder Teams, höchstens einmal je Akte oder als Nachfass-Kette („alle 7 Tage, höchstens 3ד). Und Sie behalten die Kontrolle: Der Trockenlauf zeigt vor dem Start, was eine Routine in einer Akte tun würde; das Ausführungsprotokoll zeigt danach jeden Lauf mit dem Ergebnis jeder Aktion; Stopp-Sachstände wie „Abgeschlossen“ beenden alles automatisch. Routinen lassen sich duplizieren, exportieren und importieren — fertige Abläufe wandern so von Kanzlei zu Kanzlei. Jede Änderung an einer Routine wird als Version festgehalten — mit Bearbeiter, Zeitpunkt, Änderungsnotiz und den geänderten Einstellungen; frühere Stände und sogar gelöschte Routinen stellen Sie mit einem Klick wieder her. Auch Fristen beherrscht die Automatik: Setzt eine Nachfass-Routine eine Rückmeldefrist, wird diese einmal in die Akte geschrieben und in jeder weiteren Nachricht identisch genannt — erst nach Ablauf setzt Advosoft automatisch eine neue, statt den Countdown mit jeder Mahnung neu zu starten. Routine-E-Mails hängen auf Wunsch automatisch die E-Mail-Signatur an (des auslösenden oder eines fest gewählten Nutzers) und binden das Kanzlei-Logo in einstellbarer Größe ein; alles, was eine Routine anlegt — Sachstände, Wiedervorlagen, Notizen, Dokumente —, ist in der Akte als automatisch erstellt gekennzeichnet.

Wenn/Dann/Sonst-Verzweigungen — Routinen, die selbst entscheiden

Ihre Automatisierung kann mehr als stur ablaufen: Mit Verzweigungen teilt sich eine Routine in mehrere Wege — ist das hochgeladene Dokument eine Rechnung über 5.000 €, bekommt die Anwältin eine dringende Wiedervorlage; ist es eine Mahnung, wird der Mandant informiert; passt nichts, greift der Sonst-Weg als Auffangnetz. Bedingungen prüfen Feldwerte der Akte, KI-Analyseergebnisse oder frei formulierte KI-Prüfungen — verschachtelbar bis zu drei Ebenen. Das ist Prozessautomatisierung, wie sie sonst nur Großkanzleien haben.

KI in Routinen — analysieren, prüfen, erledigen

Die KI liest eingehende Dokumente und E-Mails und extrahiert genau die Felder, die Sie brauchen — Anliegen, Frist, Betrag — als Platzhalter für alle Folgeaktionen. Die erkannten Werte landen auf Wunsch direkt im Aktenvorblatt: Schreibt die gegnerische Versicherung, stehen Schadennummer, Versicherer und Gegenstandswert anschließend ohne einen einzigen Tastendruck in der Akte — wahlweise nur dort, wo noch nichts eingetragen ist, oder immer aktuell gehalten. Sie prüft frei formulierte Bedingungen und hakt sogar erledigte Wiedervorlagen automatisch ab, sobald etwa das erwartete Gutachten eingegangen ist. Und sie schätzt eingehende Neumandats-Anfragen ein: Kommt eine Anfrage über das Formular oder den Website-Chatbot, liefert die KI Zusammenfassung, Rechtsgebiet, Dringlichkeit, fehlende Angaben und eine Empfehlung. Nach welchen Kriterien sie das tut, bestimmen Sie — je Rechtsgebiet ein eigenes Einschätzungs-Profil mit eigenem Maßstab und eigenen Zusatzfragen. Und weil der Auslöser „Mandatsanfrage eingeschätzt“ nach jeder Prüfung anspringt, bekommt jede Empfehlung ihren eigenen Ablauf: bei „annehmen“ wird die Akte samt Mandant, Notizen, Beteiligten und mitgeschickten Unterlagen angelegt, bei „nachfragen“ geht eine Rückfrage mit genau den fehlenden Angaben raus, bei „ablehnen“ eine kurze Nachricht ins Team. Sicherheitsnetz inklusive: Gerichtliche Fristen werden nie automatisch erledigt, jede automatische Feldänderung steht mit altem und neuem Wert im Aktenverlauf. Und wer keine Routine bauen mag, beschreibt sie dem KI-Assistenten einfach in Alltagssprache — er füllt Auslöser und Aktionen aus.

E-Mail-Auslöser — der Postkorb arbeitet mit

Routinen reagieren direkt auf eingehende E-Mails: Schreibt die gegnerische Versicherung zur Akte, trägt die Routine automatisch den Sachstand ein und legt die Wiedervorlage für die Sachbearbeiterin an. Absender-, Betreff-, Postfach- und Anhang-Filter sorgen dafür, dass nur die richtigen E-Mails den Ablauf starten.

Neumandate-Triage — kein Neumandat bleibt unvollständig

Die Neumandate-Triage zeigt alle frisch angelegten Akten mit Vollständigkeits-Check: Fehlt die Vollmacht? Das Gutachten? Der zuständige Anwalt? Statistik-Kacheln zeigen die Baustellen, eine Altersanzeige färbt liegengebliebene Neumandate gelb und rot, und per „Mir zuweisen“ oder Sammelaktion sind Akten in Sekunden verteilt. Montagmorgen ein Blick — und jedes neue Mandat ist auf Kurs.

KI-Schriftsatz — der Entwurf aus der E-Akte

Klageerwiderung, Stellungnahme, Widerspruch: Sie wählen den Schriftsatz-Typ, geben eine Anweisung wie „Bestreite die Alleinschuld, verweise auf das Gutachten“ und haken an, welche Dokumente, Sachstände und Notizen die KI kennen darf. Der Entwurf erscheint auf Ihrem Kanzlei-Briefkopf im Editor, wird anwaltlich überarbeitet und landet als Word und PDF direkt in der E-Akte. Die KI schreibt den ersten Aufschlag — die juristische Qualität bleibt bei Ihnen.

Anspruchsschreiben und Klage im Verkehrsrecht

Aus den strukturierten Unfall- und Gutachtendaten einer Verkehrsrecht-Akte erzeugt Advosoft per Klick das fertige Anspruchsschreiben an die gegnerische Versicherung — mit Unfalltyp, Polizei-Angaben und allen Schadenspositionen. Bleibt die Zahlung aus, baut die Klage automatisch auf denselben Daten auf: Parteien, Gericht und Klageanträge inklusive. Zweimal Schreiben, einmal Daten erfassen.

KI-Funktionen unter Ihrer Kontrolle

Wie viel KI Ihre Kanzlei einsetzt, entscheiden Sie — nicht die Software: Auf der Einstellungsseite „KI-Funktionen“ schalten Administratoren jede einzelne KI-Funktion separat an oder ab — über 30 Schalter, vom KI-Chat über Dokument-Chat und Dokumenttyp-Erkennung bis zu den einzelnen KI-Aktionen in Routinen, übersichtlich nach Bereichen gegliedert. Ein Hauptschalter deaktiviert auf Wunsch sämtliche KI-Funktionen komplett. Abgeschaltete Funktionen verschwinden aus der Oberfläche und werden serverseitig blockiert — auch in automatischen Abläufen; der Website-Chatbot wechselt dann in den Formular-Modus. Eine Nutzungsübersicht zeigt, welche KI-Funktionen die Kanzlei in den letzten 30 Tagen wie oft verwendet hat. Und wo KI läuft, läuft sie verantwortungsvoll: Alle Anfragen passieren das Advosoft-Gateway, das personenbezogene Daten vor der Übermittlung pseudonymisiert.

KI-Verbindungen (MCP) — Ihre eigene KI arbeitet mit Advosoft

Advosoft spricht das Model Context Protocol, den offenen Standard für KI-Anbindungen: Verbinden Sie Claude, ChatGPT, n8n oder eigene KI-Agenten in zwei Minuten als Connector — Server-Adresse eintragen, mit dem Advosoft-Konto anmelden, Zugriffe bestätigen. Danach beantwortet Ihre KI Fragen wie „Fasse den Sachstand der Akte Müller zusammen und liste die offenen Fristen“ direkt aus der Akte und legt auf Wunsch Wiedervorlagen, Termine oder Sachstände an. Die Kontrolle bleibt in der Kanzlei: KI-Verbindungen sind standardmäßig aus, ab Werk nur lesend, Schreibzugriffe und Dokumentinhalte schaltet der Admin bewusst frei — und jede Verbindung sieht höchstens das, was der angemeldete Benutzer in Advosoft sehen darf. Jeder Schreibzugriff steht im Aktenprotokoll, jede Verbindung ist mit einem Klick widerrufen, Löschen kann eine KI grundsätzlich nicht.

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