Advosoft passt sich Ihrer Kanzlei an — nicht umgekehrt: Von Kanzlei-Logo und Aktenzeichen-Nummernkreis über eigene Felder und Formulare bis zu Word-Vorlagen mit automatischen Platzhaltern konfigurieren Sie alles selbst, ohne IT-Dienstleister.
Kanzleidaten, Logo, Design-Farben, Nummernkreise für Aktenzeichen und Rechnungen, die Schwellwerte des Ampel-Systems, die KI-Regeln des Postkorbs und Standard-Berechtigungen für neue Dokumente: Alles Zentrale sitzt an einem Ort. Die Akten-Umzuweisung übergibt beim Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen sämtliche Akten und Aufgaben mit einem Vorgang an die Nachfolge.
Rechtsgebiete, Sachstände, Dokumentarten, Beteiligten-Typen, Anreden und Standardordner der E-Akte definieren Sie selbst — so arbeitet Advosoft mit den Begriffen Ihrer Kanzlei. Sachstände lassen sich pro Rechtsgebiet zuordnen, damit Auswahllisten kurz bleiben, und für fremdsprachige Mandanten übersetzt die KI Sachstände per Klick in die Portal-Sprachen.
Schadennummer, gegnerisches Aktenzeichen, was immer Ihre Praxis braucht: Eigene Felder erweitern Akten, Mandanten und Beteiligte um genau Ihre Angaben — als Text, Zahl, Datum oder Auswahlliste, auf Wunsch als Pflichtfeld und rechtsgebietsbezogen. Jedes Feld bekommt automatisch einen Platzhalter und steht damit sofort in Vorlagen, Schreiben und Routinen zur Verfügung.
Bauen Sie eigene Fragebögen — etwa den Unfallfragebogen — mit Textfeldern, Auswahllisten, Datei-Uploads und bedingt eingeblendeten Folgefragen. Der Mandant füllt das Formular am Handy aus, und die Antworten fließen automatisch dorthin, wo sie hingehören: in Stammdaten, eigene Felder, Kontaktdaten oder Unfalldaten der Akte. Rückfrage-Telefonate entfallen.
Dieselben Formulare füllen jetzt nicht nur Mandanten per Link aus, sondern auch Ihre Mitarbeiter direkt aus der E-Akte — mit automatisch vorausgefüllten Aktendaten. Formulare lassen sich an einen Sachstand und optional an ein Rechtsgebiet binden, sodass zur jeweiligen Akte nur die passenden angeboten werden, auf Wunsch als „Pflicht“, solange sie noch offen sind. Nach dem Absenden erzeugt Advosoft daraus automatisch ein Dokument (Word oder PDF) in der E-Akte und kann einen Folge-Sachstand setzen — inklusive Unterschriftenfeld, dessen Signatur direkt an der vorgesehenen Stelle der Vorlage landet. So wird aus einem ausgefüllten Fragebogen ohne Zwischenschritte die fertige Vollmacht oder Abtretung, und die Antworten erscheinen übersichtlich auf dem Aktenvorblatt.
Eingangsbestätigungen, Fristsetzungen, Standardantworten: Einmal als Baustein mit Platzhaltern hinterlegt, ist jede Routine-E-Mail in Sekunden geschrieben — mit automatisch eingesetztem Mandantennamen und Aktenzeichen. Auf Wunsch bringt der Baustein auch gleich den passenden E-Mail-Betreff mit, ebenfalls mit Platzhaltern. Eigene Baustein-Pools gibt es zusätzlich für Rechnungen, Mahnungen und Klagen.
Hinterlegen Sie Ihre Word-Vorlagen für Anspruchsschreiben, Telefonnotiz, Rechnung, Mahnung und Schriftsatz — plus beliebig viele eigene Vorlagen wie die Kanzlei-Vollmacht. Platzhalter füllen sich beim Erzeugen automatisch mit den Aktendaten: Die fertige Vollmacht für die neue Mandantin entsteht in Sekunden, im Corporate Design der Kanzlei.
Profilbild, Passwort, E-Mail-Signatur und das Verhalten des Fenster-Systems verwaltet jeder Benutzer selbst. Bei den Benachrichtigungen entscheiden Sie pro Ereignis, ob Sie im System, per E-Mail oder als Live-Hinweis informiert werden — wichtige Fristen sofort, Aktennotizen leise im Hintergrund.
Das vollständige Akten-Backup packt auf Knopfdruck alle Akten mit Vorblatt, Sachständen, Notizen, Terminen, Aktenkonto und sämtlichen Dokumenten in ein Download-Archiv — filterbar nach Jahren, Rechtsgebieten und Teams. Die kontobasierte Login-Sperre stoppt Passwort-Rateversuche, ohne Kollegen auszubremsen: Der Betroffene entsperrt sich selbst per E-Mail-Code.
Wer sein Konto zusätzlich absichern möchte, aktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung direkt im Profil — freiwillig und jederzeit wieder abschaltbar. Nach dem Passwort wird beim Login ein zweiter Faktor abgefragt: per Authenticator-App (Google Authenticator, Authy & Co. per QR-Code) und/oder per SMS-Code an die eigene Mobilnummer. Beim Einrichten erzeugt Advosoft einmalige Backup-Codes für den Notfall, falls das Handy einmal nicht griffbereit ist.
Jede speichernde Aktion in Advosoft wird automatisch protokolliert: wer, wann, was. Bei Rückfragen — auch Jahre später — filtern Sie das Log nach Akte, Benutzer und Ereignis und haben den Nachweis in Sekunden.
Im Grundpreis enthalten, wie alles andere auch. Registrieren Sie sich und arbeiten Sie in wenigen Minuten damit.
